Kom je me ook volgen op Instagram? 🙆🏼‍♂️ Volg me hier!

Administratie thuis bijhouden – zo zet je je eigen thuisadministratie op

Billy van der GaagSlingeren de rekeningen door het huis en liggen ze op verschillende plekken in het huis? In dit artikel leer je een administratie thuis opzetten. Het is heel eenvoudig. Met deze tips is je thuisadministratie zo weer op orde!

Je administratie thuis bijhouden

Het bijhouden van je administratie kan een lastige klus worden als het niet goed bijgehouden wordt. Het is belangrijk om eerst alles goed op orde te krijgen door vier stapels te maken per categorie (nog te betalen rekeningen, afschriften bij elkaar, oude betaalde rekeningen en overige brieven).

Het is belangrijk om deze administratie eerst goed op orde te hebben, want de dagelijkse hoeveelheid post, papier en e-mail (facturen etc.) kan het snel onoverzichtelijk maken. Maar door hier een kleine dagelijkse taak van te maken en éénmaal per week een paar minuten met een kop koffie zal jullie thuisadministratie perfect op orde zijn.

Wat heb je nodig voor je thuisadministratie:

  • 3 ordners (verschillende kleuren) met tabbladen – kijk hier eens voor betaalbare ordners en mappen
  • Een perforator
  • Een doos (of mand) voor het oud papier
  • 3 archiefbakjes (voor jezelf, je partner en een gezamenlijk bakje)
  • Internet

Waar te beginnen met de administratie thuis?

Net als de drie archiefbakjes nemen jij en eventueel je partner één ordner voor je eigen administratie en de derde ordner is voor de gezamenlijke administratie. Geef elkaar een aparte kleur of schrijf aan de rug van de ordner jullie naam. Schrijf jullie namen ook op de archiefbakjes.

Verwerk nu eerst alle administratie die je niet op orde had en die je over vier stapels hebt verdeeld. Pak de eerste stapel en kijk voor wie dit bestemd is en leg het in desbetreffend archiefbakje. Doe dit net zolang totdat je de laatste stapel hebt verwerkt. Zodra je dit hebt gedaan, kun je aan de slag om je thuisadministratie draaiende te houden.

Stap 2 – let’s get started

Begin bij het begin – dit is waar de post binnenkomt. In de brievenbus en via de e-mail komen de rekeningen, brieven en overige belangrijke papieren binnen. De correspondentie via de e-mail hoeft in principe niet uitgeprint te worden, omdat de meeste mailproviders (zoals Gmail, Outlook en Hotmail) een grote back-up ruimte hebben. Nadat een e-mail bericht of rekening is afgehandeld, kun je de e-mail eenvoudig archiveren en is het altijd mogelijk om de rekening in te zien. Zo houd je je administratie overzichtelijk en zul je niet overweldigd worden door al die bergen papierwerk. Het wordt zo makkelijk om je administratie bij te houden.

De post in de brievenbus moet eerst goed uitgezocht worden. Maar waar moet je beginnen? Is het reclame of spam (ongevraagde aanbiedingen van bedrijven)? Gooi dit dan na eventueel ingekeken te hebben direct in de oud papier doos, dan ben je er meteen vanaf. Wil je geen reclame meer ontvangen, plak dan een nee-nee sticker op je voordeur.

Zitten er rekeningen tussen de post? Kijk dan voor wie dit bestemd is (partner, jijzelf of gezamenlijk) en leg dit in desbetreffend archiefbakje. Zitten er brieven, kaarten of overige post tussen waar iets mee gedaan moet worden? Bekijk dan voor wie dit bestemd is en leg dit in desbetreffend archiefbakje om de administratie goed bij te houden.

Nu kunnen jullie ieder voor zich de tijd nemen om de administratie (rekeningen en overige post) te verwerken – alleen als het in jouw archiefbakje ligt. De administratie kun je vervolgens in desbetreffende ordner verwerken. Spreek af wie de gezamenlijke post behandelt of dat jullie dit samen zullen doen.

Meer tips om je administratie op orde te houden? Lees dan zeker onze 6 makkelijke tips – en zet je chaotische administratie-bijhoud-madness om in een effectieve administratie. Wel zo makkelijk.

23 leuke geiten 🐐🐐

  1. 🐐 Debora

    Tip voor degenen die de post niet dagelijks willen doornemen: hang een mandje voor post naast de deur en gooi alles daar dagelijks blind in. (bv. FLÄTA Tijdschriftenbak van de Ikea) Neem vervolgens eens in de 1 a 2 weken de hele stapel uit het mandje en verwerk het.

  2. 🐐 Miriam Bode

    Als professional organizer vind ik dit een goed artikel. Wat vooral ook in het oog van timemanagement handig is, is dat je de post die binnen komt meteen verwerkt. Betaal de rekeningen en berg ze meteen in de juiste map op. Heb je nu geen tijd om het te doen, laat dan de post even dicht en ga er later mee aan de slag. Dit voorkomt ook dat je hoofd bij de nog af te werken post is, in plaats van bij je huidige taak.

  3. 🐐 peter

    Hoe ik het doe:
    – Nee nee sticker, geen reclame, stuk minder post dus
    – Als de mogelijk er is, post digitaal laten verlopen
    – Als het mogelijk is (en verstandig) zoveel mogelijk maandelijkse rekeningen via automatische incasso laten verlopen

    Dit i.c.m. bovenstaande geeft een hoop rust

  4. 🐐 Corry

    De tips die ik wil delen zijn de volgende. Ik heb wat mapjes gekocht waar 20 bladen in zitten. Hier sorteer ik de
    papieren van o.a. het ziekenfonds in (overzicht). Je hebt dan een eenvoudig overzicht.

    Mapjes kan je in allerlei kleuren kopen. Voor bankzaken e.d heb ik wel grote ordners gekocht en dit gaat heel goed om overzicht van mijn administratie te houden.

    wat rekeningen betreft heb ik een brievenhouder waar ik de rekeningen die ik niet per incasso betaald heb staan en kijk dan wat ik maandelijks kan betalen.

  5. 🐐 Simone

    Ik heb een tijdschriftenhouder aan de kast in de keuken geschroefd. Daar doe ik gelijk bij binnenkomst alle belangrijke dingen in (rekeningen, brieven van school waar nog iets mee moet, de zwemkaart, kortingsbonnen die ik nog wil gebruiken) en ongeveer 1 keer per maand haal ik daar de dingen uit die opgeborgen/afgehandeld moeten worden. Iedereen in huis weet dat in die bak de belangrijkste dingen zitten. Scheelt een hoop gezoek voor de hele familie.

  6. 🐐 Emmy

    Ik heb een map met van die plastic hoesjes erin (kantoortaal: showtassen) en hier stop ik de bonnen in van alle grote aankopen, en cadeaubonnen en inentingsboekjes van de katten etc. Ik heb nog zon map en daar stop ik alle uitgescheurde of opgeschreven recepten in. Reuzehandig! Je eigen kookboek. Je kunt een grote dikke map vinden bij een kantoorvakhandel of een eenvoudigere bij hema. Die nemen niet zo veel ruimte in als een multomap.

  7. 🐐 astrid

    ik heb een postbakje opgehangen achter de voordeur iedereen die hier woont kan daar zijn eigen post uithalen en dan verwerken want hier was altijd wel gesteggel van is er nog post voor mij en nu kunnen ze dat zelf eruit halen en dit gaat aardig zodra ze binnen zijn kijken ze in het postvak wat er voor hun binnen is gekomen erg handig ook ik gebruik showtassen

  8. 🐐 m

    Hmm…Ik ben op zoek naar het ideale snelle sorteer systeem voor mijn inkomende post/reclame/papier onzin die ik creeer door de weeks (en wil het 1 x in de week of 2 weken op een zondag rustig archiveren.)
    Deze tips heb ik eigenlijk al zo’n beetje in de praktijk gebracht…Ik heb 2 brievenvakjes waarin ik prive en zakelijke dingen leg. Ik heb 3 doosjes waarin ik huishoudelijke dure aankoopbewijzen in bewaar, zakelijke bonnetjes en prive bonnetjes. Dan heb ik nog ordners waarin ik de bonnen en papieren in archiveer. Tot zover…mijn archiveer systeem. Maar het is niet genoeg.
    Mijn 2 postvakjes puilen uit met teveel categorieen om binnen 1 minuut met een kop koffie uit te zoeken. Je schrijft bijvoorbeeld 4 categorieen. 1. nog betalen. 2. Al betaald. 3. Brieven. 4. Afschriften.
    Klinkt simpel, helder. Dan ga ik naar mijn postvakjes.
    Dan begint het al met belasting. Een gedeelte moet gearchiveerd worden en een gedeelte zijn betalingen. Hmmm…Niet handig om dat apart te doen, want belasting moet bijelkaar. Ok, verder. Ziekenhuisafspraken, rekeningen, facturen die ik heb uitgeschreven, informatieve begrotingen van de Ikea, mindmaps, tekeningen, tijdschriften, reclame, handleidingen, door te sturen post, ga zo maar door. Ik kan dit niet kwijt in de 4 categorieen eigenlijk…maar dat komt ook omdat ik dagelijkse project dingen erin doe. Dus…ik wilde zoiets maken als Homeorganizing Alejandre: https://www.youtube.com/watch?v=itpudkT5okY viedeo over how to organize papers. Super handig als je insteekhoezen hebt van papier met tabs vanboven en een bakje waar je files rechtop staan i.p.v. opelkaar liggen…Maar ik kan het nergens vinden.
    Lieve Jelle, als je nog een extra artikel zou willen maken wat nog meer ingaat op het archiveren van je papier dan zou dat super zijn. Ik zie dat zoveel mensen er problemen mee hebben, vriendinnen zussen dus het zou heel fijn zijn! 🙂

  9. 🐐 Christine

    Handig artikel :). Zelf doe ik het zo; ik heb drie postvakjes:

    Vakje 1 is mijn ‘inbox’, hier leg ik alles in wat binnen komt. Op vaste momenten kijk ik door wat hier in ligt, en afhankelijk van wat het voor stuk is, gaat het dan door naar vakje 2, vakje 3 of de oud papierbak.

    Vakje 2 is mijn ‘actie box’. Hier leg ik alle poststukken in waar actie op moet worden ondernomen. Rekeningen die betaald moeten worden, brieven die moeten worden beantwoord, etc. Op vaste tijden pak ik dit bakje en handel ik alles af wat er in ligt. Daarna verhuist de afgehandelde post naar vakje 3.

    Vakje 3 is mijn ‘te archiveren box’. Alles wat hier in komt, is afgehandeld en kan worden opgeborgen. Zodra dit bakje uitpuilt, ga ik alles wat er in zit in ordners opbergen. En dat gaat dan op alfabet, per jaar. Voor sommige papieren heb ik een losse map (bankafschriften) of tijdschriftcassette, maar het meeste gaat in die ordners. En aan het einde van het jaar gaat de ordner van 2 jaar geleden het archief in.

    Dit werkt voor mij heel goed :).

  10. 🐐 chantal

    Mijn beste systeem voor mij: ik heb 4 bakjes
    1/te doen (binnen het jaar) met telkens een voorblad met maand erop
    2/afwachten : zaken die wachten op afhendeling bv papieren die nodig zijn voor belastingsopgave, rekeningen van visa, brieven waar nog antwoord moet afwachten,…
    3/klasseren : dwz zaken die in klasseurs moeten
    4/te doen /later dan een jaar

    Ik heb ook een mapje met 7 tabs/is voor elke dag van de week. Van zodra post binnenkomt steek ik in de desbetreffende bakjes en doe ik wat direct moet in weekmap of te doen. Vind ik persoonlijk het minst tijdrovend om mijn administratie te organiseren en ik behandel 1 x per week min.

  11. 🐐 Monique

    Iets waar ik al mijn hele leven tegenaan loop is de categorie “overig”. Je kunt allerlei bakjes of vakjes maken, maar dagelijks zit ik toch met allerlei dingen die niet te categoriseren vallen en dus op de stapel “overig” terechtkomen die op een gegeven moment dus toch weer uitpuilt. Het is een beetje als met kleding: de schone kleding gaat in de kast, de vuile kleding in de wasmand. Logisch. Maar wat te doen met al die truien, broeken, vesten enz die 1 dag gedragen zijn maar nog niet in de was hoeven? Die komen dus op een (uiteindelijk) enorme onoverzichtelijke hoop op een stoel terecht…

  12. 🐐 Janine

    Precies! Ik haak aan bij @Monique; het bakje overig is ook hier de bottleneck. Trouwens die stapel 1x gedragen-maar-mag-niet-in-de-kast-vanwege-mottenangst-stapel-kleding ligt hier ook altijd in de weg!
    Misschien kunnen jullie daar ook ‘s een artikel aan wijden?

  13. 🐐 Kirsten

    De 1x-gedragen-kleding-die-nog-niet-in-de-was-hoeft hang ik een nacht voor het raam, zodat het weer fris is. Daarna vouw ik het weer op en gaat het de kast in, bovenaan de desbetreffende stapel (t-shirt, broek, trui, hemdje, etc). Indien een nacht luchten niet voldoende is, is het toch beter om in de was te gooien.
    Verder zijn de administratietips fantastisch!

  14. 🐐 Nijssen

    Een tip voor oude administratie is om deze vertrouwelijke documenten te laten vernietigen. U hoeft zo niet zelf de papieren te versnipperen, maar dit gebeurt dan door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf.

  15. 🐐 Willeke

    Fijn al die tips! maar hoelang moet je bepaalde zaken en facturen bewaren?

  16. 🐐 Marjolein

    Ik wil een digitale administratie bij gaan houden. Heb al een heleboel ingescand en opgeslagen op een usb-stickje. Moet ik nu alsnog alle papieren bewaren of neemt bv de belastingdienst ook genoegen met een PDF van een jaaropgaaf? als ik iets op moet sturen dan mag dat toch ook een kopie zijn?

  17. 🐐 Mari

    De tip die ik eens kreeg van iemand: naast je ordners voor de zaken die duielijk zijn zoals belasting, verzekeringen, contracten e.d. een ordner gebruiken per jaar. Daarin stop je alles wat je niet op een andere manier geordend krijgt. Na 1 jaar loop je de ordner door en vernietig je alles wat gedateerd is en berg je alsnog hetgeen op wat bewaard moet blijven.

    Wat stop je in zo’n ordner? binnenkomende post die niet direct met zaken als belasting, bank, etc. te maken heeft. Dus; garantiebewijzen en kassabonnen van aanschaffingen. ( vaak 2 jaar geldig, dus na 1 jaar opruimen, in de volgende jaarordner) polissen van verzekering, zijn 1 jaar geldig ( maak een tabje verzekeringen) post die je even wil bewaren ( adreswijzigingen, trouwkaarten, post van de school van je kind e.d.) Het werkt, tenminste bij mij wel.

  18. 🐐 Mari

    Enne… financiele zaken als belasting dien je 7 jaar te bewaren…. 🙁

  19. 🐐 Nestine

    Leuke website, handig artikel! Waar gaat jullie voorkeur naar uit? Per jaar een map bijhouden om de administratie bij te houden, incl bank, verzekering, overheid etc van dat jaar bij elkaar of juist van alle jaren per afzender bij elkaar bewaren dus alle zaken van de bank bij elkaar over meerdere jaren etc etc. Ik ben er zelf namelijk nog niet uit wat het overzichtelijkst werkt..

  20. 🐐 natje

    ik werk met 1 map van inkomsten omdat we elke dag bestellingen binnenkrijgen en deze moeten worden verwerkt per week. daarna 1 map voor verzekeringen , nog een map belastingen en het jaar dat weg kan gooi ik er samen met mijn partner uit.
    aangezien ik 3 jobs heb en nog eens moeder van 3 en mijn man ook 2 jobs heeft hebben we samen nogal veel papieren.

  21. 🐐 Femke

    Hoi Jelle, erg fijn zo’n artikel. Ik worstel er zelf ook al lang mee hoe ik het kan bijhouden. Ik ben echter niet zo overtuigd van je systeem. Als je om wat voor reden iets moet zoeken ben je eindeloos bezig. Ik heb dan wel veel mappen maar wel overzichtelijker gecategoriseerd denk ik. Bijvoorbeeld: NUTSVOORZIENINGEN (elektra, water, gsm, tv..) / AUTO (garage, belasting, aankoop,…) / WONING (hypotheek, verzekering, …) / ZORG en ga zo maar door.
    Ik ben wel van het versimpelen. Dus 1 map voor 1 jaar met daarin de subcategorieën die ik eerst in verschillende mappen had. En dan gewoon alle papieren bij elkaar. Dus niet nog subcategorieën onder bijvoorbeeld de TAB AUTO lijkt me een stuk simpler maar toch overzichtelijk.
    Ik zou dan 2 bakjes maken:
    1: to do (nog te betalen rekeningen oa post waar iets mee moet gebeuren)
    2: Archiveren

    Waar ik dan vooral ook mee worstel is wat moet je bijhouden en wat kan je weggooien. En hoe lang moet je bepaalde dingen bijhouden.

    Ik ben benieuwd hoe je hierin staat?

  22. 🐐 Wil

    Wat betreft het bewaren in de mail, is niet altijd handig. Een mail raakt gemakkelijk zoek tussen alle andere mail.Maar wat erger is, mijn gmailaccount is afgelopen jaar gehackt. Ik heb meerdere mailadressen enstuur belangrijke mail altijd door naar een andere mailadres. Of bewaar deze in een externe harde schijf.
    Bij twijfel over weggooien kun je altijd een kopie maken en deze opslaan op je harde schijf in een daarvoor aangelegd mapje.

  23. 🐐 Tara

    Een toptip!
    Een goedkoop, makkelijk op te zetten en eenvoudig te onderhouden admistratiesysteem vind je ook in het leuke boekje ‘de huishoudcoach’ van Els Jacobs.
    Je werkt dan met drie tijdschriftenbakken gelabeld ‘doen’, ‘lezen’ en ‘bewaren’. In iedere bak kun je per onderwerp een showtas (doorzichtig plastic insteekhoesje) doen. Op de showtassen schrijf je met stift of labels het onderwerp.
    – krijg je post binnen, die direct openen en per onderwerp in de bestemde bak doen.
    – 1 x per week een halfuurtje nemen om acties uit bak ‘doen’ en ‘lezen’ verwerken. Als papieren daarna bewaard moeten worden, ze in de desbetreffende mapjes in de bak ‘bewaren’ plaatsen. Dit is je tijdelijk archief.
    – 1x per maand de papieren uit de bak ‘bewaren’, je tijdelijk archief, in je echte archief doen.
    In het boek staat ook een duidelijke lijst met wat en hoelang je moet bewaren.

Mekker je gezellig mee?

Goed om te weten
Door je reactie te versturen ga je ermee akkoord dat we je gegevens met zorg en liefde verwerken volgens onze privacyverklaring. 🐐

Navigate